首先，一個(gè)重要的展會(huì )我們必須至少提前4個(gè)月時(shí)間進(jìn)行準備，甚至需要成立專(zhuān)門(mén)的項目組來(lái)應對參展涉及到的方方面面。更重要的是，我們需要把它看成一場(chǎng)戰役，而非一次旅游。這也就迫使我們必須努力營(yíng)造自身，同時(shí)盡一切可能了解戰場(chǎng)上的一切信息，然后根據戰場(chǎng)的環(huán)境進(jìn)行戰略調整，打倒競爭者贏(yíng)得最終勝利。而這一過(guò)程我們可以看成是展前的準備階段，詳細說(shuō)來(lái)主要要注意以下幾個(gè)方面：
1.展會(huì )評估：即盡自己可以用的到的一切手段，全方位、三維的動(dòng)態(tài)的了解目標展會(huì )的方方面面，預估展會(huì )規格、規模，展商數量、組成，有多少同類(lèi)產(chǎn)品的競爭者，有多少同類(lèi)產(chǎn)品的需求者等，如果可以，周期性的向主辦方詢(xún)問(wèn)相關(guān)內容(一般情況是官方解讀，但有時(shí)間問(wèn)一定要問(wèn))，并根據主辦方回饋的信息進(jìn)行適當的策略、人員調整，一句話(huà)：勝利一般不會(huì )給沒(méi)有準備的人，除非人品爆棚。
2.場(chǎng)地規劃設計：要知道一個(gè)符合自身實(shí)力，能夠體現企業(yè)文化與業(yè)務(wù)核心的展臺有時(shí)比企業(yè)的廠(chǎng)房與辦公樓更能體現企業(yè)的根本與臉面，因為雖然企業(yè)在發(fā)展、在崛起，但廠(chǎng)房與辦公樓通常是很難改變的。而展臺則不然，無(wú)論企業(yè)發(fā)展到什么階段、實(shí)力膨脹到何種程度都可以供過(guò)展臺全方位體現出來(lái)。更何況，經(jīng)過(guò)展臺、觀(guān)察展臺甚至進(jìn)入展臺的潛在客戶(hù)在一天的時(shí)間里恐怕比到廠(chǎng)房、辦公樓的客戶(hù)一年乃至幾年都要多。所以即使一個(gè)標準小臺，我們也需要多花一點(diǎn)心思好好勾劃、設計、經(jīng)營(yíng)，使之迸發(fā)出企業(yè)的風(fēng)采，體現出企業(yè)積極向上的一面，讓客戶(hù)能在最短的時(shí)間內了解自己、更快的認同自己，為進(jìn)行下一步的業(yè)務(wù)商談打下良好的基礎。
3.打好宣傳基礎：在一個(gè)好的展會(huì )上有一個(gè)好的展位并設計出了一個(gè)好的展臺并不一定就能獲得好的收益，只有主動(dòng)出擊才能贏(yíng)得更大的商機、挖掘出更深層次的客戶(hù)源。所以怎么依托展會(huì )做好宣傳是一個(gè)我們不得不深刻考慮的課題。傳統的產(chǎn)品、名片、宣傳手冊老三樣在任何時(shí)候任何階段都不可或缺，而帶什么、怎么帶、帶多少則是需要研究的。這時(shí)前期的展會(huì )評估就是最基礎的判斷依據。但那之后呢?放在展會(huì )上由經(jīng)過(guò)的客商任取嗎?顯然不夠。我們需要把展會(huì )看成是一次重要的產(chǎn)品發(fā)布會(huì )，是一個(gè)讓陌生客戶(hù)知道我們的平臺。所以，我們需要更寬廣的思路，更大的宣傳投入來(lái)完成這一過(guò)程。除了展會(huì )三書(shū)可以經(jīng)由與主辦方的協(xié)商得以解決外，展會(huì )周邊的戶(hù)外廣告、展會(huì )期間的活動(dòng)贊助等大型投入(戶(hù)外廣告也可以做的光鮮而小巧，但千萬(wàn)別做成牛皮癬)有時(shí)便意義深遠，至少能體現公司實(shí)力。同時(shí)為準備展中宣傳的一系列任務(wù)，如服裝、活動(dòng)、贈品，我們必須有足夠的預算、物品與精力去準備去籌劃。另外，我們還需要以正確的姿態(tài)來(lái)應對展會(huì )期間各種大大小小的官方活動(dòng)、峰會(huì )、酒會(huì )，準備公司名片、禮服及一切活動(dòng)所需的物品。
4.在展會(huì )正式開(kāi)幕前，我們必須按照項目目錄一項項檢查是否有遺漏，并制定好突發(fā)狀況處理指南、服務(wù)指南、問(wèn)答指南等，詳細制定參與人員的工作內容與范圍(范圍可寬于內容)。
5.買(mǎi)家邀請，不要以為展會(huì )上買(mǎi)家召集就是主辦方的事情，實(shí)際上在展會(huì )準備過(guò)程中，邀請熟悉的客戶(hù)一同去展會(huì )參觀(guān)洽談，無(wú)疑是一個(gè)良好的交流契機，不僅能引導商機，更能加深感情。更何況，這里面還存在一個(gè)幾何級數的問(wèn)題，那就是一傳十十傳百，且這里面的基數還不是一，如果大家參展商一起發(fā)力邀請買(mǎi)家，展會(huì )所能取得的收益顯而易見(jiàn)。
6.臨展前適當放松，并鼓舞斗志。
接著(zhù)，隨著(zhù)展會(huì )的開(kāi)幕，我們就需要把前期制定好的策略與準備在合適的機遇下去對應性的實(shí)現。而主要需要注意的有以下幾個(gè)方面：
1.隨機而變，要知道，展前所得到的信息一定是有所缺漏的，無(wú)論之前我們的計劃有多詳盡，也不可能包含所有情況。因而在發(fā)現展會(huì )過(guò)程中我們一定到隨機而動(dòng)。——展會(huì )事物不僅僅是一個(gè)執行的過(guò)程，還是一個(gè)動(dòng)腦的過(guò)程。
2.展中宣傳，如場(chǎng)內宣傳海報、電視宣傳片、展位內一些精致的能由自己人完成的小活動(dòng)，還有一些簡(jiǎn)單實(shí)用的小贈品都可以產(chǎn)生不錯的口碑效應，加深展商的記憶。至于外發(fā)傳單，最好進(jìn)行有目的、針對性的外派，否則比較有打擊性，且效益不明。
3.展會(huì )期間的各項活動(dòng)的參與。很多展商把展會(huì )期間的活動(dòng)看成是主辦方的贈品甚至是累贅，殊不知可能錯過(guò)了一個(gè)個(gè)可以讓企業(yè)效益出現躍升的機會(huì )。道理很簡(jiǎn)單，到會(huì )的都是行業(yè)精英，就算活動(dòng)上談不了業(yè)務(wù)，混個(gè)臉熟、交換一下聯(lián)系方式最起碼還是可以做到的。況且按照中國人的習俗，酒桌就是生意場(chǎng)，既然能坐在一起，那為什么不是一個(gè)機遇，所以一定要慎重對待每一個(gè)活動(dòng)每一個(gè)可以增加露臉機會(huì )的場(chǎng)合。
4.接洽服務(wù)，好的接洽服務(wù)不僅能夠展示企業(yè)形象，還能體現出企業(yè)的市場(chǎng)保障能力、服務(wù)執行力和企業(yè)卓越信譽(yù)，無(wú)疑，這些都是陌生客戶(hù)極為關(guān)注的幾個(gè)方面。所以如果這一過(guò)程做實(shí)做好，定然能為企業(yè)加分不少，增添企業(yè)在客戶(hù)心中的分量及好感度。而這一過(guò)程的難點(diǎn)在于細節，要知道有時(shí)一個(gè)笑容、一杯茶、一張凳子就能談成一筆業(yè)務(wù)，但有時(shí)一筆即將談成的業(yè)務(wù)也會(huì )毀于一個(gè)輕蔑的眼神、一句不尊的話(huà)、一瞬發(fā)自心底的冷漠。所以，接洽服務(wù)不在于做的多深，而在于做的多細。
5.行業(yè)交流，一個(gè)展會(huì )就是一個(gè)行業(yè)交流的平臺，在整個(gè)展會(huì )過(guò)程中，我們切記不要只蹲在自己那一片方圓里，放出業(yè)務(wù)員，多與同行或者需求商交流，或許，會(huì )有不一樣的驚喜。
6.品牌推廣，展會(huì )過(guò)程是一個(gè)品牌樹(shù)立的過(guò)程，是一個(gè)加強企業(yè)在行業(yè)內影響力的過(guò)程。我們必須通過(guò)展會(huì )期間的各種資源與活動(dòng)完成品牌推廣的過(guò)程，讓行業(yè)人認識到你，讓參展的客戶(hù)記住你，讓官方的媒體不得不報道你，這才是根本，是基石。
7.保存信息，展會(huì )對企業(yè)的品牌影響不應是一時(shí)的，而應該是一個(gè)可持續的可以貫穿于整個(gè)企業(yè)發(fā)展歷程的品牌推廣手段。比如錄下視頻，留下照片，爭取在展會(huì )活動(dòng)中獲得獎項，然后將他們掛于企業(yè)的展列室內，這樣無(wú)疑會(huì )增強每一名參觀(guān)者對公司的映像及好感度，擴大公司的影響力。
最后，當展會(huì )完成后，千萬(wàn)不要以為任務(wù)就已經(jīng)完成了，還是那個(gè)觀(guān)點(diǎn)，展會(huì )在業(yè)務(wù)層面只是一個(gè)平臺一個(gè)機會(huì )，正確處理展會(huì )所帶來(lái)的信息才是展會(huì )能為企業(yè)帶來(lái)發(fā)展的實(shí)際所在。我們一定要把在展會(huì )中收集到的信息納入企業(yè)的信息管理系統中，并進(jìn)行篩選、甄別、分析和評估。同時(shí)應不斷與展會(huì )上搜集到的客戶(hù)保持聯(lián)系與溝通。要知道，通常在展會(huì )現場(chǎng)溝通的內容都會(huì )有所保留，因此展會(huì )后的及時(shí)跟進(jìn)溝通同樣必不可少。必要時(shí)還要派人上門(mén)拜訪(fǎng)，以展示公司的實(shí)力、誠意。
